Att organisera ett företagsevenemang är ett hantverk där även små misstag kan förstöra hela stämningen. När du planerar en företagsfest eller en rekreationsdag är programmet för evenemanget den avgörande faktorn mellan framgång och misslyckande. Alltför många företag blir besvikna när ett noggrant planerat evenemang inte lever upp till förväntningarna.

Lyckligtvis är de vanligaste fallgroparna identifierbara och möjliga att undvika. Genom att veta vad som oftast går fel när du planerar ett evenemang kan du se till att ditt företagsevenemang blir en stor framgång. Vi går igenom de vanligaste misstagen och ger dig praktiska tips på hur du kan undvika dem.

Varför misslyckas programmet för affärsevenemang?

Att ett evenemang misslyckas beror ofta på bristande förståelse för målgruppen. När ett program utformas utifrån ett ledningsperspektiv utan att ta hänsyn till vad deltagarna verkligen vill ha, blir resultatet en tråkig och avlägsen tillställning.

Många misstag begås också när det gäller timing. Ett alltför snävt schema stressar deltagarna, medan ett alltför löst schema gör människor frustrerade. Budgethanteringen blir lidande när kostnaderna skenar iväg eller besparingar görs på fel ställen.

Kommunikationsproblem är en annan viktig orsak till misslyckanden. När deltagarna inte vet vad de kan förvänta sig kommer de med felaktiga förväntningar. Detta leder lätt till besvikelse, även om evenemanget i övrigt är lyckat.

De vanligaste fallgroparna i innehåll till evenemang

Att prata för länge är ett klassiskt misstag vid företagsevenemang. När ledare talar i en halvtimme i sträck utan pauser tappar publiken snabbt intresset. Passivering av deltagare startar efter bara 10 minuter om innehållet inte är intressant.

Musikval kan förstöra stämningen på ett ögonblick. Musik som är för tyst i bakgrunden kan göra ett evenemang stelt, medan fel musikstil inte passar målgruppen. Avsaknad av pauser är också ett vanligt problem, vilket leder till att deltagarna blir trötta.

Bristen på interaktion är kanske det enskilt största problemet. När människor bara sitter och lyssnar känner de sig inte delaktiga. Affärsevenemang utan möjlighet att nätverka eller diskutera lämnar deltagarna kalla.

Hur undviker du att göra misstag när du organiserar ett evenemang?

Börja alltid med om kartläggning av målgrupper. Fråga i förväg vad deltagarna förväntar sig av evenemanget. Gör en kort enkät eller prata med nyckelpersoner. Det hjälper dig att utforma ett program som verkligen intresserar så många som möjligt.

Rytmera programmet noggrant. Växla mellan aktiva och lugna avsnitt, ta tillräckligt med pauser och se till att inget avsnitt blir för långt. En bra tumregel är att enskilda anföranden inte bör vara längre än 15 minuter åt gången.

Förbered dig på oväntade situationer genom att göra upp beredskapsplaner. Vad händer om vädret är dåligt, tekniken krånglar eller talaren blir sjuk? Att ha en plan B redo innebär att du kan reagera snabbt på eventuella problem.

Engagera deltagarna. Organisera gruppdiskussioner, ställ frågor eller ge människor en chans att lära känna varandra. Ju mer aktivt människor deltar, desto mer kommer de att minnas evenemanget.

Varför är en bilkryssning en bra lösning för ett företagsevenemang?

En bilkryssning löser många av problemen med traditionella företagsevenemang på en och samma gång. Den magnifika naturen i Helsingfors skärgård skapar en avslappnad atmosfär där människor naturligt varvar ner. Med M/S Emma behöver du inte tänka på rumsarrangemang eller dekoration, eftersom vi tillhandahåller en färdig miljö för ett framgångsrikt evenemang.

DJ-musiken ger den rätta ljudbilden under hela kvällen. Musiken håller sig i bakgrunden under samtalen och lyfter stämningen efter behov. På så sätt slipper du oroa dig för felaktiga musikval eller ljudproblem.

Den fyra timmar långa kölsvinskryssningen ger evenemanget en perfekt rytm. Det finns gott om tid för nätverkande, men det drar inte ut för länge på tiden. Fritidsgrupper kan delta i våra allmänna länskryssningar eller hyra M/S Emma för privat bruk för grupper på 50 personer eller fler.

Priserna börjar från 20 euro per person, och den populära buffén Taco Fiesta kostar 28 euro. Privata kryssningar börjar från 2 490 euro, inklusive DJ och en tre timmar lång kryssning. Gruppbiljetter till bilkryssningar är 10 % billigare för grupper om 10 personer eller fler.

När du väljer en poolkryssning som ditt företagsevent undviker du automatiskt de flesta fallgroparna med att organisera ett sådant. Du får ett färdigt koncept som har testats och visat sig fungera. Deltagarna kan njuta av den maritima atmosfären och varandras sällskap utan en stelbent programstruktur.